ന്യൂഡൽഹി  / 2026  / ഒക്ടോബർ 16

സർക്കാർ രേഖകൾ ക്രമമായി സൂക്ഷിക്കുന്നതിലും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിലും ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് അവബോധം നൽകാൻ കേന്ദ്ര സാമൂഹികനീതി ശാക്തീകരണ വകുപ്പ് പ്രഭാഷണം സംഘടിപ്പിച്ചു. ന്യൂഡൽഹിയിലെ മന്ത്രാലയത്തിലെ സംവാദ് സമ്മേളനമുറിയിലായിരുന്നു പരിപാടി. ശുചിത്വം പതിവാക്കാനും തീർപ്പാകാതെ കിടക്കുന്ന ജോലികൾ കുറയ്ക്കാനുമുള്ള പ്രത്യേക പ്രചാരണം ആറാം ഘട്ടത്തിന്റെ ഭാഗമായാണ് പരിപാടി നടത്തിയത്. സെക്രട്ടേറിയറ്റ് പരിശീലന മാനേജ്മെന്റ് ഇൻസ്റ്റിറ്റ്യൂട്ടിലെ മുൻ അധ്യാപകൻ പി. കെ. ജയ്സ്വാൾ പ്രഭാഷണം നടത്തി.

രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നതിലും വേണം കൃത്യമായ ചിട്ട

രേഖകൾ ക്രമമായി കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടതിന്റെ പ്രാധാന്യം വകുപ്പിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥരെ ബോധ്യപ്പെടുത്തുന്നതിലായിരുന്നു പരിപാടിയുടെ ശ്രദ്ധയെന്ന് മന്ത്രാലയത്തിലെ മുതിർന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥൻ പറഞ്ഞു. ഔദ്യോഗിക രേഖകൾ ശരിയായി പരിപാലിക്കുകയും സംരക്ഷിക്കുകയും വേണം. ഫയലുകൾ സമയബന്ധിതമായി പരിശോധിക്കുകയും വേണം.

രേഖകൾ എത്രകാലം സൂക്ഷിക്കണമെന്നും ഏതൊക്കെ രേഖകൾ നീക്കം ചെയ്യണമെന്നും തീരുമാനിക്കുമ്പോൾ നിശ്ചിത നടപടിക്രമങ്ങൾ പാലിക്കേണ്ടതിന്റെ ആവശ്യകതയും വിശദീകരിച്ചു.

രേഖകൾ ഒഴിവാക്കുമ്പോഴും ചട്ടം പാലിക്കണം

പൊതുരേഖാ നിയമത്തിലെ പ്രസക്തമായ വ്യവസ്ഥകൾ പരിപാടിയിൽ പങ്കെടുത്തവർക്ക് വിശദീകരിച്ചു. രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കേണ്ട കാലാവധി നിശ്ചയിക്കുന്ന പട്ടിക, രേഖകളുടെ തരംതിരിക്കൽ, അവ സൂക്ഷിക്കുന്നതിനും ഒഴിവാക്കുന്നതിനുമുള്ള വകുപ്പുതല നിർദേശങ്ങൾ എന്നിവയും പരിചയപ്പെടുത്തി.

ഔദ്യോഗിക രേഖകൾ ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ചിട്ടയായ രേഖാസൂക്ഷിപ്പ് അനിവാര്യമാണെന്ന് പ്രഭാഷണത്തിൽ ചൂണ്ടിക്കാട്ടി. ഇതിനായി നിലവിലുള്ള നടപടിക്രമങ്ങൾ കൃത്യമായി പാലിക്കണമെന്നും വ്യക്തമാക്കി.

ആവശ്യമായ വിവരം എളുപ്പത്തിൽ കണ്ടെത്താം

രേഖകൾ കാര്യക്ഷമമായി കൈകാര്യം ചെയ്താൽ ഓഫീസിലെ സ്ഥലം കൂടുതൽ നന്നായി ഉപയോഗിക്കാനാകുമെന്ന് മുതിർന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥൻ പറഞ്ഞു. ആവശ്യമായ ഔദ്യോഗിക വിവരങ്ങൾ എളുപ്പത്തിൽ കണ്ടെത്താനും ഭരണകാര്യങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്താനും ഇതിലൂടെ കഴിയും.

കടലാസ് രേഖകളും ഇലക്ട്രോണിക് രേഖകളും ഒരുപോലെ കാര്യക്ഷമമായി കൈകാര്യം ചെയ്യണം. സർക്കാർ പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ സുതാര്യതയും ഉത്തരവാദിത്തവും ശക്തിപ്പെടുത്താനും സമയബന്ധിതമായി തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാനും ഇത് പ്രധാനമാണെന്നും അദ്ദേഹം കൂട്ടിച്ചേർത്തു.

വൃത്തിയുള്ള ഓഫീസും ക്രമത്തിലുള്ള രേഖാമുറികളും

പ്രത്യേക പ്രചാരണത്തിന്റെ ആറാം ഘട്ടത്തിൽ വകുപ്പ് നടത്തിവരുന്ന തുടർപ്രവർത്തനങ്ങളുടെ ഭാഗമാണ് ഈ പ്രഭാഷണം. ഓഫീസ് പരിസരങ്ങളിൽ ശുചിത്വം ഉറപ്പാക്കുക, രേഖാമുറികൾ ക്രമപ്പെടുത്തുക, തീർപ്പാകാതെ കിടക്കുന്ന ജോലികൾ കുറയ്ക്കുക എന്നിവയാണ് ലക്ഷ്യങ്ങൾ. കാര്യക്ഷമമായ ഓഫീസ് നടത്തിപ്പ് സ്ഥിരം പ്രവർത്തനരീതിയാക്കാനും വകുപ്പ് ശ്രമിക്കുന്നു.

ഇത്തരം പ്രവർത്തനങ്ങളിലൂടെ വൃത്തിയും ചിട്ടയുമുള്ള, ആവശ്യങ്ങളോട് സമയബന്ധിതമായി പ്രതികരിക്കുന്ന തൊഴിൽ അന്തരീക്ഷം പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുകയാണ് വകുപ്പ്. പ്രത്യേക പ്രചാരണത്തിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് ഭരണകാര്യങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമത ശക്തിപ്പെടുത്താനും ഇതിലൂടെ ലക്ഷ്യമിടുന്നു.

.